Herausforderung: Investitionen in Maschinen und Anlagen

• Marktumfeld und Marktmacht
• Abhängigkeiten und Flexibilität
• Einbeziehung der Stakeholder im Unternehmen
• Spezifika der Investitionsbeschaffung
• Der Prozess der Maschinen- und Anlagenbeschaffung
• Total Cost of Ownership als Maxime

Definition der Anforderungen einer Maschine/Anlage

• Gemeinsame Zieldefinition zwischen Technik und Einkauf
• Aktive Mitarbeit in frühen Projektphasen
• Lastenheft/Spezifikation: Was brauchen wir wirklich?
• Gemeinsame Definition von technischen, logistischen, sicherheits- sowie service- und kommerziell-relevanten Kriterien
• Exkurs: Begriffsklärung Maschinen- und Prozessfähigkeit, Zyklen, Verfügbarkeit
• Miteinbeziehung von ersten Anbietern
• Maverick Buying: der Einkauf als strategischer Berater der Technik
• Erfolgskritische Faktoren für das Projekt: gemeinsame Gewichtung und Verabschiedung der relevanten Leistungsparameter

Der Lieferantenauswahl- und Anfrageprozess

• Lieferantenrecherche – kriterienbasiertes Vorgehen
• Systematische Bewertung und Auswahl von Lieferanten (A, B, C)
• Abschluss von Vorverträgen – NDA, Entwicklungsvereinbarung
• Anfrage mit Lastenheft bzw. definierten Anforderungen
• Bewertung der Angebote: Umgang mit verklausulierten Ausschlüssen
• Klärung von Rückfragen in Bezug auf Technik, Logistik, Infrastruktur, Arbeitssicherheit

Angebotsauswertung

• Aufbereitung der Entscheidungsgrundlage
• Zusammenarbeit mit den Stakeholdern
• Bewertung der Angebote nach Leistungsparametern sowie kommerziell
• Definition eines priorisierten Anbieterkreises
• Lieferantenzwischengespräch als Erfolgsfaktor

Verhandlung und Vergabe von Maschinen und Anlagen

• Organisation der Lieferantengespräche
• Vorbereitung auf die Gespräche
• Gesprächskonzepte und Verhandlungsstrategien
• Klarheit schaffen und finale Verhandlung durchführen
• Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses und Umgang mit Abweichungen zum Lastenheft
• Must- und Nice-to-Haves eines Vertrages: Fokussierung auf klare Verantwortlichkeiten und Schnittstellen
• Ersatzteil- und Servicevereinbarung: Vorbeugemaßnahmen sind Trumpf!
• Referenzbesuche planen und durchführen
• Abschluss des Rechtsgeschäftes und Abstimmung der Eckterminpläne und Verantwortlichkeiten
• Absage der anderen Anbieter

Realisierung von Maschinen- und Anlageninstallationen

• Definition einer internen Projektleitung
• Einkaufsunterstützung in der Realisierung
• Umgang mit Änderungen in der Realisierung
• Termin-, Kosten- und Leistungscontrolling
• Vorabnahmen beim Lieferanten: Maschinenfähigkeit sicherstellen
• Koordinative Mitwirkung bei Realisierung der Teilgewerke
• Inbetriebnahme im Werk: professionelle Inbetriebnahme mit Unterstützung durch den Einkauf
• Sicherstellung der Funktion: Prozessfähigkeit durch Probebetrieb
• Finale Abnahme von Maschinen und Anlagen
• Projektabschluss und -review – Lessons learned

Betreuung während der Maschinen- und Anlagennutzung

• Umgang mit Fehlern, Störungen und Problemen
• Monitoring und Kennzahlen
• Zusammenarbeit mit dem Lieferanten
• Eskalationsmöglichkeiten bei Produktionsausfall bzw. Nicht-Verfügbarkeit
• Rückfluss auf neue Investitionsvorhaben